[서울푸드 2012]참가업체⑤ - 부스운영 A to Z

[참가업체⑤ -  부스운영 A to Z]


전시회 준비과정에서 절대 빼놓을 수 없는 것은 무엇일까요?

 

바로 "전시회 부스"입니다.

 

 

전시회를 준비하는 과정에서 주최차인 저희 SEOUL FOOD는 참가업체분들에게 전시회 준비는 잘 되어 가십니까?" 라고 물어보게 되는 경우가 종종 있습니다.

   

그럼 대부분의 업체에서는

 

"이미 부스 신청은 했고, 여러 시공 업체에서 시공 견적서를 받아보고 있는 중입니다.

 그 중에서 한 군데만 골라서 부스만 시공하면 준비가 다 끝난 것 아닙니까? "

 

하지만 이 정도로는 100점 만점에 70점 정도에 해당하는 준비사항입니다....

  자, 이제부터 푸디앙과 함께 "100점 만점에 100점 짜리 전시회 부스 준비하기"에 대해 몇 가지 알려드릴테니, 업체분들은 자사의 준비 상황과 비교해 보시기 바랍니다!



첫번째. "세부 집행 계획서"는 작성하셨나요?            

 

세부 집행 계획서는 정해진 예산 범위 내에서 가장 효율적으로 목적을 달성할 수 있도록 도와주는 길잡이 역할을 해 줍니다. 


잘 작성한 세부 집행 계획서는 나중에 "집행 정산"할 때에 집행 정산용으로 사용할 수 있어서 관련 문서 작성에 들어가는 시간 낭비를 줄일 수 있다는 장점이 있습니다.

 

결국 "세부 집행 계획서"가 잘 세워져야만 추후에 예산 집행 과정에서 발생하는 문제점들을 최소한으로 줄일 수 있습니다.

 

따라서 세부집행계획서를 꼼꼼히 작성하고 검토하셔서 미리 결재를 받아두시는 것이

추후에 발생할 수 있는 문제를 사전에 미리 예방할 수 있답니다.



두번째. 부스 시공하는 과정에서 유의사항은?           

 

 

 


부스의 디자인은?                                         

 

독립부스를 사용하는 경우 선정한 시공 업체와 부스 디자인에 대한 세부적인 사항들을 논의하시면 됩니다.

디자인 하실 떄 이러한 사항들을 고려해야 하는 가장 큰 이유는 "참관객의 편의" "부스에 대한 좋은 이미지"를 확보하기 위함입니다.



부스의 높이는?                                            

 

부스의 높이가 높아질수록 부스 공간이 넓어 보이고 확 트인 느낌이 들기 때문에 고객들에게 심리적으로 더 좋은 인상을 줄 수 있습니다. 그래서 허용되는 부스의 높이를 활용해서 가능하면 "부스높이를 최대한 높게 하시는 것"이 좋겠습니다. 


“위치마다 허용되는 부스 높이가 다르다고 알고 있습니다."

 

자사의 부스위치를 정확히는 모르지만 부스를 높게 만들 수 있다면 가능한 한 높게 만드는 것이 좋습니다.



부스에 출품하는 제품은?                                 

 

대부분의 업체들은 자사의 제품들을 많이 알리고 싶어서 되도록 모든 자사 품목들전시하려고 하는 경우가 많습니다. 하지만, 전시회에서는 우선 "선택과 집중"통해 몇 가지 전략제품만을 내세우는 것이 좋습니다.


특히, 자사에 신제품이 개발되었다면 신제품이 전시 품목의 메인이 되어야하겠지요.

 

신제품을 강조하기 위해서는 참관객의 동선을 분석하고 하여 참관객의 눈에 가장 잘 들어오는 곳에 제품을 전시하고 그곳에 조명을 집중시켜 참관객들의 이목을 끄는 것이 좋습니다.

 

이렇게 디자인을 비롯해서 전체적인 내부 설계도가 확정된다면 이에 따른 전기, 인터넷 등의 기술지원을 신청하시고 전시 부스 운영에 필요한 렌탈 비품을 확정하면 부스 준비과정은 마무리 됩니다.



제품들은 어떻게 준비해야 할까요?                          

 

그리고 전시회에 출품하는 제품을 준비할 때에는"전시용"과  "시음용"으로 구분해서 충분히 준비하시는 것이 좋습니다. 시용과 시음용의 구분이 모호하게되면 전시장에서 바이어들에게 제품을 확실하게 알리는데 어려움이 생길 수 있기 때문입니다. 그리고 시음용은 전시기간 동안 소진되지 않도록 가급적 여유있게 충분한 양을 준비하시기를 권장합니다.

 

또 전시기간동안 제품의 분실이 없도록 "제품 창고 관리" 또한 철저하게 하셔야 합니다. 전시기간동안 바빠서 정신이 없겠지만, 제품 창고 관리와 제고 관리는 꼭 철저하게 관리하겠습니다.



신제품 설명회도 참여하려면, 어떻게 해야 할까요?                  

 

만약, 전시회 부스 참가 이외에 "신제품 설명회"도 진행하고 싶다면 전시회 기간 동안 주최 측의 컨퍼런스룸을 활용하는 것은 어떨까요기자들을 초청해서 간담회를 통한 언론 홍보도 가능하기 때문에 전시회와 신제품 설명회를 함께 개최한다면 언론 매체 등에 신제품 노출이 더욱 용이할 수 있습니다.

 

그리고 신제품 설명회 후 전시 부스에서 곧바로 실제 제품을 선보이게 된다면 바이어들에게 훨씬 신제품을 잘 인식시키고 효과적으로 홍보할 수 있는 시너지 효과가 발생할 것입니다.

 

전시회 말고 별도의 신제품 설명회를 개최하려 한다면 행사 진행 비용도 만만치 않게 필요합니다. 전시회와 함께 설명회를 병행한다면 비용도 줄이고 저희 회사 관계자들뿐만 아니라 전시회를 참관하는 식품관련 종사자들에게까지 제품을 홍보할 수 있는 좋은 기회가 될 수 있을 것입니다.


전시 기간 동안 협력사들을 초청하여 이번에  새롭게 출시할 신제품에 대한 설명회를 개최하는 것도 좋은 방법이 될 수 있을 것입니다.

 

컨퍼런스 룸은 사전에 미리 예약을 통해서 원하는 날짜와 장소를 확보하시는 것이 좋습니다.그리고 그 후에 컨퍼런스 룸에 갖춰져 있는 기자재를 확인하고 추가로 필요한 것은 자체적으로 준비하시면 됩니다.

 

설명회 참석하시는 분들에게 자사의 제품을 각인시켜드릴 만한 작은 기념품을 준비하는 것도 좋은 방법이 될 수 있을 것 같습니다. 

 

100점짜리 부스를 만드는 방법, 어렵지 않으시죠?

 

차근차근 준비해서 우리 모두 100점 짜리 부스를 만들도록 해요 ♡

 


 

 

 

 

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